Antes de avanzar en el tema, creo que es importante que entiendan la diferencia entre BI (Business Intelligence) y BIG DATA, y cuál es la finalidad de cada uno de ellos, ya que en el pasado yo misma me había confundido y pensaba que todo era lo mismo.
El BI se ocupa de las preguntas conocidas y de nuestras preconcepciones con respecto a los datos. Mientras que Big Data se involucra con un universo de nuevas posibilidades y preguntas que aún no conocemos.
Ambos tienen una gran importancia y deben entenderse bien para que las empresas puedan aprovecharlos de la mejor manera, agregando y alcanzando los valores y resultados deseados para los negocios.
La solución de BI se enfoca en la recopilación, organización, transformación y disponibilidad de datos estructurados para la toma de decisiones, además de permitir el análisis predictivo de forma rápida y asertiva para las organizaciones. Proporcionan insights y tendencias a los gestores, para que así puedan crear directrices eficientes y eficaces para el logro de los resultados empresariales deseados.
Por su parte, Big Data, en general, se preocupa poco por la exactitud que se proporciona en un sistema de BI (excepto en casos específicos o donde se hace presente el uso de sensores).
Big Data se enfoca en el procesamiento de datos en busca de correlaciones y descubrimientos. Por eso, en Big Data no siempre sabremos los motivos de las correlaciones existentes, ya que podría ser algo jamás concebido o estudiado.
Y ahí está el diferencial de Big Data: mostrar caminos y correlaciones antes desconocidos en grandes volúmenes de datos, en un tiempo oportuno, para que las empresas obtengan ventajas competitivas.
¿Lograron entender? Entonces sigamos adelante.
En este artículo destacaré únicamente el BI, y el tema de BIG DATA quedará para un próximo artículo.
Preparé un video producido por Pixar que edité para que entienda las resistencias y objeciones que los gestores imponen para la implementación de un sistema de BI. Vamos a verlo.
Hablar de BI ya no es algo tan innovador cuando nos referimos a la logística; hoy en día ya existen diversos softwares y plataformas que extraen estos números de los sistemas y ponen a disposición los famosos dashboards.
La cuestión central que me parece interesante abordar en este artículo es la visión limitada sobre estos datos, que no permite que las empresas de logística piensen un poco más allá de los indicadores de rendimiento, la capacidad de ocupación de los vehículos y el volumen de averías.
La verdad es que un sistema de BI recopila datos de varios sectores de una empresa, como:
- Datos corporativos tradicionales de sistemas operativos
- Datos sobre tráfico y clima provenientes de sensores, monitores y sistemas de pronóstico
- Diagnóstico del vehículo, patrones de conducción e información de ubicación
- Pronósticos de negocios financieros
- Datos de respuesta a la publicidad
- Datos del patrón de navegación de sitios web
- Datos de redes sociales
- Datos del Servicio de Atención al Cliente (SAC)
- Datos de Recursos Humanos (costos de horas extras, empleados de baja, índice de satisfacción de los colaboradores, etc.).
- Datos comerciales como cantidad de propuestas vs. cierres
- Datos de recepción para el acceso a la empresa.
No cruzarlos es lo mismo que darse un tiro en el pie. Ya no lideramos una empresa siguiendo la intuición, sino con datos que le ayudarán en la toma de decisiones y validaciones de procesos.
¿De qué sirve tener excelentes indicadores de rendimiento en las entregas si su SAC sigue recibiendo quejas, si su colaborador falta demasiado, si su costo logístico es muy alto, si tiene una alta rotación de personal, si su área comercial trae muchas propuestas y pocos cierres? ¿Sabía que las tendencias del mercado las traen el canal receptivo y sus agentes comerciales?
Muchos gestores todavía prefieren escuchar lo que viene de fuera, el llamado "canto de sirena", agentes externos oportunistas enfocados en sí mismos y en lo que pueden aportar, extraer lo que les interesa y luego marcharse. Dentro de la logística, esto sucede todos los días.
En fin, repito y vuelvo a decir, las respuestas no están fuera de su empresa, sino dentro, y solo depende de su interacción con sus datos y sus colaboradores para extraerlas.
La integración de todos los sectores es esencial para la salud de una empresa; funciona de la misma manera que el cuerpo humano: de nada sirve que el corazón esté sano si otros órganos están comprometidos, ya que gradualmente se generarán daños al corazón.
El secreto para el éxito de un proyecto de BI es la posibilidad de analizar una gran cantidad de datos variables, estructurados o no estructurados, con gran precisión y velocidad, proporcionando inteligencia de gestión a la empresa.
Es muy común que, al implementar BI, los gestores tengan algunas dudas sobre su efectividad y la forma en que esto debe ocurrir.
Afirmo que, para tener éxito con el BI, existen dos puntos clave que deben observarse: la planificación y la herramienta tecnológica adecuada.
Mientras que una planificación bien estructurada ayuda a reducir el tiempo y los costos de implementación, la elección de una herramienta tecnológica adecuada mejora la eficacia de las decisiones tomadas y genera mejores resultados.
¿CÓMO TENER ÉXITO CON EL BI?
Creo que existen 3 pontos importantes a considerar, los cuales son:
ORGANIZACIÓN
Al igual que en cualquier proyecto, el primer paso es la organización de todos los requisitos para implementar una estrategia. Esta organización se lleva a cabo durante la fase de planificación.
Vea los principales puntos que deberán estar contemplados en su planificación:
• Definición de los requisitos funcionales: consiste en determinar cuáles serán los KPIs (indicadores de rendimiento de todos los departamentos) que estarán disponibles a través de las aplicaciones de BI, en qué momento y en qué formato;
• Definición de los usuarios: generalmente podemos dividir a los usuarios en tres grupos: los usuarios generales de informes; los productores y analistas que evalúan los datos; y los gestores que determinan los objetivos y estrategias;
• Integración y calidad de los datos: la integración de los datos de manera correcta y sin perder la calidad es uno de los puntos clave para un proyecto de BI exitoso. Verificar los sistemas operativos donde la herramienta podrá ejecutarse y la forma en que se accederá a los datos es fundamental;
• Elección del software correcto: utilizar versiones de prueba para verificar qué software se adapta mejor a las necesidades de su empresa es fundamental, ya que evita que la empresa contrate un software demasiado robusto y costoso cuando no utilizará todas las funcionalidades ofrecidas;
• Limitación del tiempo de ejecución: al definir un plazo para la ejecución de un proyecto, se exige una concentración más intensa de los sectores responsables involucrados. Esta limitación de datos evita la postergación de las acciones necesarias para la implantación del proyecto;
• Mantenimiento del proyecto: el mercado y la realidad de las empresas cambian constantemente, lo que también ocurre con las aplicaciones de BI. La actualización y optimización constante de las aplicaciones es una obligación.
DISEÑO Y LAYOUT DE LA APLICACIÓN
Además de los requisitos técnicos para la elección de una aplicación, se deben observar los aspectos de diseño y layout de la misma.
La aplicación deberá ofrecer los datos de forma simple y de fácil comprensión y permitir la generación de informes con estándares de tipografía y paleta de colores, a fin de proporcionar una experiencia de usuario (UX) completa y objetiva.
Los gráficos generados en los informes deberán obedecer a una lógica de colores y presentar la información en orden cronológico o respetar una secuencia de eventos o de procesos, a fin de facilitar la comprensión de quien los interprete.
Además de estos puntos, es importante que la aplicación ofrezca diversos tipos de gráficos específicos para cada tipo de análisis, como la matriz SWOT, la matriz BCG para el análisis de productos o servicios, y un cuadro de análisis de benchmarking.
IMPLEMENTACIÓN
Tras la elaboración de toda la planificación y la definición de la aplicación de BI que se utilizará, llega el momento de la implementación del proyecto en sí. Este proceso requiere de algunas etapas básicas:
• Movilización de los involucrados: la participación activa de todos los directores y gestores en la implantación del BI es esencial, principalmente de la alta dirección, ya que solo así el proyecto tendrá éxito;
• Recopilación de información: aquí se debe determinar qué información se pondrá a disposición de los gestores para el análisis de rendimiento y de mercado;
• Mapeo de las fuentes de datos: este mapeo tiene como objetivo identificar de dónde se extraerá la información y analizar la viabilidad de la información solicitada en el paso anterior. Estas fuentes de datos alimentarán la aplicación de BI.
• Construcción del sistema: la construcción es, sin duda, la parte más larga de todo el proceso de implementación de un proyecto de BI. La extracción de datos, el análisis de calidad, la carga y las pruebas se realizan en esta etapa.
• Puesta a disposición de los usuarios: esta es una etapa muy delicada, ya que en ella se entrega el producto resultante. Aquí también debe llevarse a cabo toda la capacitación y entrenamiento de los usuarios, para que puedan utilizar la herramienta en su día a día para la toma de decisiones.
¿QUÉ ERRORES EVITAR?
Incluso con una planificación bien estructurada y una ejecución bien realizada, pueden existir algunos errores que deben evitarse a toda costa. Vea algunos de los errores más comunes que ocurren durante el proceso de implementación de un proyecto de BI:
FALTA DE PLANIFICACIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN
Al implementar una herramienta de BI, es esencial definir cuáles son los objetivos de la empresa al realizar esta inversión y de qué manera esta solución contribuirá a alcanzar los resultados esperados.
Para que todo funcione, se debe tener una visión sistémica de la empresa, comprendiendo cómo cada recurso contribuye y alimenta al Business Intelligence.
SUBUTILIZAR EL SISTEMA
Uno de los errores más comunes es subutilizar el sistema. Esto ocurre cuando el equipo no ha sido debidamente introducido a la herramienta y desconoce su importancia y funcionamiento.
Esta falta de preparación da como resultado datos dispersos en diversas hojas de cálculo u otros sistemas. Es muy común que la función más utilizada del BI sea el botón "Exportar a Excel", y cada usuario pasa a construir sus propios análisis en Excel en lugar de incorporarlos al BI.
NO PRESTAR ATENCIÓN A LA CALIDAD DE LOS DATOS EN EL ORIGEN
Una de las premisas para un BI exitoso es la calidad de los datos de origen; sin embargo, muchas veces los sistemas no cuentan con reglas básicas de validación y convierten el proceso de carga al BI en un gran desafío. Campos en blanco, con valores incorrectos o escritos de manera diferente pueden distorsionar los análisis.
El BI mostrará exactamente lo que está en la base de datos y, para que el análisis pueda utilizarse en su plenitud, en la mayoría de los proyectos es necesario ajustar los datos en su origen.
FALTA DE INTEGRACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS
El BI debe comunicarse con todas las plataformas utilizadas para recopilar, procesar y analizar datos de una serie de fuentes, como el TMS, ERP, CRM, Gestión de Proyectos u otras herramientas utilizadas por su empresa.
Se debe prestar especial atención a los conectores disponibles en cada herramienta; algunas tienen pocas opciones, otras cobrarán un valor adicional por cada tipo de conexión, lo que obliga al usuario a exportar datos manualmente para luego cargarlos en el BI.
Al no integrar estas herramientas al BI, se pierde la capacidad de confrontación de datos y de análisis de esta información.
Para que su proyecto de BI tenga éxito, es obligatorio contar con un profesional debidamente calificado que entienda el funcionamiento de la herramienta para ayudar en el proceso de integración de la información.
Este profesional verificará si las personas están utilizando el sistema correctamente, si el equipo comprende la importancia del proceso de análisis de datos y si se necesitan más capacitaciones.
¿Por dónde debo empezar a generar un BI en la logística?
Además de todos los beneficios del BI dentro de su empresa de logística que permiten tomar decisiones más asertivas, descritos anteriormente, también existen aquellos beneficios que se consideran un diferencial competitivo y que deberán alimentar el BI de sus clientes.
Sí, alimentar a sus clientes con información de fácil acceso, rápida y confiable será cada vez más la prioridad en este mercado.
Algunos equipos operativos todavía se resisten a estos cambios porque la falta de información oculta sus ineficiencias, pero ¿hasta cuándo?
Enviar datos que apoyen la planificación de sus clientes permitirá que la relación operativa madure más, y entonces sí, la Logística 4.0 comenzará a tener sentido para muchas empresas que creen que esta realidad aún está lejana en Brasil.
¿Y cómo hacerlo?
Mapee y revise sus procesos operativos
Recuerde que a menor interferencia humana, menor será la posibilidad de errores.
Migre gradualmente hacia un modelo digital; las empresas con procesos obsoletos, que insisten en modelos de gestión completamente analógicos y manuales, pueden tener dificultades para adaptarse a este nuevo momento.
Para el gestor que desea potenciar los resultados de su empresa, es muy importante que sus procesos de trabajo sean conocidos y revisados, buscando optimizar y automatizar lo máximo posible.
Invierta en la comunicación con sus embarcadores y clientes
Ya no se puede aceptar el intercambio de información de pedidos, incidencias de transporte y estado de los fletes por correo electrónico, ni el registro manual de información en los sistemas. Por lo tanto, el consejo es apostar por tecnologías como el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y Webservices (una solución utilizada en la integración de sistemas y en la comunicación entre diferentes aplicaciones), que son capaces de integrar a los embarcadores, transportistas y demás socios (incluidos proveedores y clientes), evitando el retrabajo, reduciendo costos, previniendo errores y acelerando el trabajo.
La integración es la palabra clave para adoptar las prácticas logísticas más modernas en su empresa. Esta conectividad facilita la gestión y permite un control completo sobre los procesos.
Conecte su flota, conductores y transportistas asociados a la base en tiempo real
Si un vehículo no sigue la ruta planificada, el gestor puede intervenir de inmediato en la flota. De la misma manera, si un conductor en particular presenta promedios deficientes de consumo de combustible o patrones de conducción inadecuados, la tecnología de los rastreadores integrados en los sistemas de gestión de flotas permite evaluarlos individualmente o como grupo mediante análisis y estadísticas.
En caso de que ocurra cualquier anomalía en la operación de transporte, como una falla mecánica o un robo de carga, las nuevas tecnologías permiten no solo la notificación a la empresa y el monitoreo de los vehículos, sino también el apagado remoto del camión.
Invierta en Gestión de Patios y registro de incidencias
Si usted es un operador logístico que cuenta con una operación dinámica, donde sus clientes exigen agilidad en las cargas y descargas, y el registro de incidencias con un alto nivel de información, en el mercado ya existen soluciones que, además de entender cuánto tiempo pasa un vehículo detenido dentro de su CD, también permiten formalizar incidencias de averías y faltantes en tiempo real.
Estructure almacenes inteligentes y más eficientes
Coincido en que hablar de almacenes automatizados es algo todavía un poco lejano para la logística brasileña, pero utilizar el BI para entender el desplazamiento de montacargas y la cantidad de movimientos es muy real y está a su alcance; evaluar mejor en qué posiciones colocar los productos de mayor rotación y resguardar de forma más segura aquellos con mayor valor agregado parece obvio, pero es poco evaluado en el día a día caótico de los almacenes brasileños.
Utilizar empresas para realizar inventarios a través de drones es otra realidad que comienza a formar parte del mercado logístico muy lentamente, pero que no solo aporta agilidad, sino también un ahorro de mano de obra y evita la interrupción de las operaciones.
Cree una rutina y cultura de gestión basada en datos
Ante el gran volumen de datos e información que las nuevas tecnologías y sistemas ponen a disposición, surgen las condiciones para que los gestores interesados puedan analizar sus empresas desde diversos aspectos y, a partir de ahí, tomar las mejores decisiones, reduciendo costos, mejorando los plazos de entrega y atendiendo cada vez mejor a sus clientes. Pero para ello es fundamental que se cree en la empresa la cultura de seguir una rutina de análisis frecuente de los informes y datos generados por los sistemas.
Ya se habrá dado cuenta de que la Logística 4.0 es aliada de un trabajo eficiente y puede potenciar incluso la seguridad de sus colaboradores, procesos y bienes, ¿verdad? La novedad no es una predicción para el futuro: es una realidad innegable que debe ser aprovechada al máximo por el gestor moderno.
Creo haber demostrado la importancia que tienen los datos dentro de la logística, y que especializarse para analizarlos será el gran diferencial entre las empresas.
No se resista a aquello que puede cambiar el futuro de la logística brasileña y, principalmente, el de su empresa.
Quien esté a la vanguardia de estos análisis descubrirá el mejor camino y se volverá cada vez más competitivo para competir con aquellos que optaron por adoptar la innovación como principal instrumento para alcanzar resultados.
Hasta la próxima.
¿y si quiero crear mi BI con software libre?
"El BI se ocupa de las preguntas conocidas y de nuestras preconcepciones con respecto a los datos. Mientras que Big Data se involucra con un universo de nuevas posibilidades y preguntas que aún no conocemos."