Con las tasas de fracaso de proyectos aún problemáticas, muchos gerentes de proyectos están recurriendo a los datos en busca de ayuda. El uso adecuado de los datos puede eliminar las conjeturas en la toma de decisiones y proporcionar un respaldo tangible que los gerentes de proyectos pueden usar para guiar a sus equipos. Los datos también pueden demostrar su valor al ayudar a los gerentes de proyectos a programar el trabajo, asignar recursos, aumentar la eficiencia, reducir costos y gestionar riesgos de manera más eficaz.
El principal medio por el cual los gerentes de proyectos potencian los datos es el uso de business intelligence y business analytics. Business intelligence (BI) es una combinación de software y procesos utilizados para recopilar, almacenar y analizar big data de diversas fuentes y para convertir esos datos en información útil. El BI se considera una forma descriptiva de data analytics, ya que se enfoca en aprovechar los datos pasados y presentes para obtener insights sobre lo que sucedió o lo que está sucediendo actualmente en un proceso determinado. El BI brinda a las empresas y oficinas de gestión de proyectos (PMO) acceso a métricas en tiempo real para respaldar una toma de decisiones mejor y más rápida, y para obtener una mayor visibilidad de los proyectos, procesos y sus resultados.
Business analytics (BA), por otro lado, se considera predictivo, ya que se enfoca en el “porqué” para ayudar a realizar predicciones más informadas sobre el futuro. Con el BA, los datos se analizan para predecir mejor los desafíos y adaptarse para ofrecer mejores resultados.
Las PMO con visión de futuro están reconociendo la necesidad de que las decisiones y acciones del proyecto estén respaldadas por datos fácticos sólidos. Convertirse en un gerente de proyectos verdaderamente orientado a los datos significa elevar el nivel en todos os aspectos de la planificación y ejecución de proyectos, especialmente cuando se trata de asignar y gestionar recursos escasos pero valiosos.
A continuación, se detalla cómo la integración de data analytics en las prácticas de gestión de proyectos puede beneficiar enormemente los resultados de los proyectos.
Combinar, asignar y programar recursos
La gestión de recursos es un área complicada para los gerentes de proyectos porque los recursos suelen ser escasos y cambian constantemente, lo que dificulta planificar y asignar su uso en cualquier proyecto, y más aún cuando múltiples proyectos compiten por ellos. Los datos son esenciales para tomar decisiones eficaces sobre la disponibilidad y asignación de recursos. El éxito de los proyectos depende de la capacidad de combinar habilidades, asignar los mejores recursos y programar los recursos disponibles.
Tener acceso a datos de proyectos anteriores y actuales permite a los gerentes de proyectos asignar mejor los recursos para los proyectos actuales y planificar mejor los futuros. Al recopilar y analizar datos en un solo lugar, los gerentes de proyectos pueden identificar qué recursos se están subutilizando o sobreutilizando, lo que les permite reasignar recursos cuando sea necesario y programar en consecuencia.
Las empresas que utilizan hojas de cálculo independientes de Excel en lugar de herramientas de BI integradas en sus suites de gestión de proyectos suelen estar en desventaja. Las herramientas integradas de BI no solo pueden reducir las posibilidades de que el equipo se sobreutilice y, por lo tanto, se exija más allá de sus capacidades y posiblemente se agote, sino que también pueden ayudar a garantizar que los cronogramas de programación de proyectos sean realistas e identificar los factores de riesgo que podrían convertirse en obstáculos para cumplir con dichos plazos. Los gerentes de proyectos pueden usar datos para desarrollar KPIs de gestión de recursos, como indicadores de conflictos de recursos o finalización de tareas a tiempo.
Aumentar la eficiencia
El BI puede ayudar a las PMO a descubrir y mejorar flujos de trabajo internos complicados o eficiencias basadas en tecnología, alertando a los gerentes de proyectos sobre los cambios necesarios para mejorar la forma en que las partes interesadas y los equipos de proyectos se conectan, colaboran y se comunican. Al descubrir y abordar las ineficiencias, los equipos de proyectos pueden concentrarse en trabajos de mayor valor y en una entrega de proyectos más rápida.
Solo al poder recopilar datos sobre los procesos existentes y las ineficiencias, los gerentes de proyectos pueden identificar cuellos de botella y otros obstáculos basados en procesos para abrir un camino hacia el cambio. El BI puede aislar procesos ineficaces o ineficientes y mejorar la eficiencia general de la toma de decisiones. También ayuda a desarrollar KPIs, como el tiempo planificado frente al tiempo real dedicado a las tareas, errores humanos o el número de solicitudes de cambio.
Gestionar riesgos
Los riesgos pueden presentarse de muchas formas diferentes y provenir de fuentes tanto internas como externas. La amenaza que representa un riesgo puede tener un impacto menor o mayor en los proyectos, en un programa completo o en un portafolio. Muchas empresas permanecen en modo reactivo en lo que respecta al riesgo y el cumplimiento, en lugar de anticiparse a los riesgos potenciales utilizando herramientas de BI.
La gestión de riesgos y cumplimiento es una de las áreas más críticas donde el BI puede desempeñar un papel fundamental en la identificación de problemas. Los datos proporcionan a los gerentes de proyectos información concreta que puede aislar muchos tipos de riesgos de proyectos anteriores y actuales, y les permite repensar sus estrategias de gestión de riesgos para ir más allá de la reactividad.
Hacer uso de herramientas de BI e BA
La clave para obtener insights accionables es determinar los tipos de datos necesarios para tomar decisiones esenciales, especialmente en tiempos de incertidumbre. Es fundamental evaluar cuidadosamente las capacidades de las herramientas de BI y BA para garantizar que proporcionen a las PMO insights en tiempo real relevantes para respaldar los objetivos de proyectos y portafolios de su empresa. Aquí hay algunas características clave a buscar.
Tener una infinidad de funciones de BI e BA integradas o incorporadas en las herramientas de gestión de proyectos no debe ser una prioridad; en su lugar, es más beneficioso enfocarse en contar con las características adecuadas, que incluyen:
- La capacidad de importar y actualizar datos con el clic de un botón
- La capacidad de contar con un análisis "qué pasaría si" integrado para la planificación y gestión de recursos
- Capacidades de modelado y predicción
- Tablero de control personalizable en tiempo real
- Acceso seguro basado en roles
- Gráficos y tablas visuales claros
- Interfaz simple de arrastrar y soltar
- Capacidades de desglose fácil
- Integración perfecta con otras aplicaciones
- Acceso móvil seguro para quienes trabajan de forma remota
- Opciones de autoservicio rápidas y sencillas para todos los roles de usuario
- Capacidad de compartir información fácilmente con otras partes interesadas
- Capacidades de generación de informes
Aunque las características y capacidades de BI pueden diferir según el proyecto, los gerentes de proyectos deben asegurarse de que las funciones esenciales para mejorar los resultados de sus proyectos específicos se enfaticen en sus estrategias de datos. Esto les permitirá aprovechar la inteligencia de negocios de manera efectiva para obtener insights accionables, ya sea en la gestión de recursos, la evaluación de riesgos o el establecimiento de procesos y comunicación más eficientes.
Aquí está lo que necesita saber para volverse más experimentado en datos y generar mejores resultados en sus proyectos